Zeitmanagement: So schaffen Deadlines die richtige Struktur im Job
In der dritten Folge unseres Wellbeing-Podcasts Media Minds sprechen Anja und Fabian über Zeitmanagement und fragen: Wie strukturiere ich meinen Arbeitstag?
Der gesunde Umgang mit Deadlines – geht das überhaupt? Darüber diskutieren die Hosts Fabian Krüger und Anja Kollruß im White-Lab-Podcast Media Minds. Es geht dabei um das richtige Zeitmanagement und wie wir positiv mit Zeitdruck umgehen können.
Aufgegriffen haben wir bei dieser Folge die Geschichte von Martin, der aus Hamburg kommt und in einer PR-Agentur arbeitet. Wie in jeder Agentur hat auch Martin mehrere Kundinnen und Kunden gleichzeitig, für deren Produkte er Werbetexte schreibt. Er hat uns berichtet, dass diese Agentur auch eine Software für Zeiterfassung und das Projektmanagement hat. Trotzdem fällt es Martin schwer, seine Jobs selbst zu organisieren. Die Deadline hat er zwar noch nie gerissen, doch muss er dafür immer die Nächte vorher durchmachen, um alles pünktlich abliefern zu können. Er fühlt sich dadurch zwar nicht überlastet, will die Situation aber ändern. Wie kann ihm das gelingen?
Brauchen wir Deadlines, um besser zu performen?
Wer ist schuld, wenn man die Nächte vor einer Frist durchmachen muss, um fertig zu werden? Das Projekt? Die Frist? Man selbst? Generell sagt Fabian, dass Deadlines per se nichts schlechtes sind. Im Gegenteil: „Wir müssen verstehen, dass ein gewisser Druck oder auch Stress dafür sorgt, dass unser Körper aktiviert wird. Ohne Druck gibt es keine Leistung. So funktioniert unser Körper. Das heißt, wir brauchen entweder einen inneren Auslöser – also dass wir uns selbst sagen, wir beginnen jetzt mit der Aufgabe – oder einen externen Auslöser, was der Zeitdruck bzw. die Deadline sein könnte. Im Fall von Martin ist es der externe Auslöser – er zögert die To-Dos so lange hinaus, bis es nicht mehr geht. Er braucht die Deadlines, um anzufangen. Gesund ist das nur bedingt. Aber woran liegt so ein Verhalten?
„Wir müssen verstehen, dass ein gewisser Druck oder auch Stress dafür sorgt, dass unser Körper aktiviert wird. Ohne Druck gibt es keine Leistung. So funktioniert unser Körper. Es braucht also immer einen inneren oder externen Auslöser."
Deadline als Push? Arbeite an deinem Mindset
Dass Martin scheinbar nur funktioniert, wenn er unter Zeitdruck steht, kann zwei Ursachen haben: Entweder liegt es an Martins Mindset, das er sich so antrainiert hat. Daran könnte er selbst arbeiten, wenn er vor einer Frist nicht mehr die Nächte durchmachen möchte. Oder es liegt an der Unternehmenskultur, die etwa vorgibt, dass nur die Person wirklich im Job alles gibt, die die Nächte vor Abgabe durchmacht. In solchen Fällen lassen wir uns oft von Umfeld beeinflussen und werden früher oder später zu dieser Kultur des Unternehmens selbst. Das ist dann allerdings wirklich nicht mehr gesund.
Du möchtest gerne aus dem Hamsterrad des täglichen Stresses raus? Dann lass uns dir helfen. In unserem Workshop arbeiten wir mit dir gemeinsam an einem zu dir passenden Mindset – für mehr mentale Stärke. Unser nächstes Online-Seminar findet am 6. Oktober statt. Anmeldungen sind bald möglich.
Woran liegt es, dass du Aufgaben aufschiebst?
Es kann indes mehrere Gründe haben, dass wir uns auf bestimmte Aufgaben – ob mit fester Deadline oder ohne – nicht darauf fokussieren können. Denn auch dass kennen Medien- und Kommunikationsmenschen wie Martin: Manchmal schieben wir To-Dos auf ohne ersichtlichen Grund. Doch Fabian weiß, dass es eigentlich immer einen Grund gibt. Hier sind fünf Beispiele:
Wir sind von vorherigem Stress noch zu erledigt, um wieder voll durchzustarten. Das passiert insbesondere dann, wenn wir uns nicht genug Regeneration nach Stressphasen geben.
Wir lassen uns zu sehr von anderen Dingen ablenken – was ein Zeichen dafür sein könnte, dass es entweder bereits zu viele To-Dos gibt oder wir ausgebrannt sind.
Wir ziehen unsere Regenerationsphase vor – entspannen uns also, weil wir wissen, dass eine stressige Phase auf uns zukommt. Das ist meistens das typische Prokrastinieren.
Wir sind nicht wirklich begeistert vom Projekt oder der Aufgabe, stehen nicht wirklich dahinter – das raubt Motivation. Der Spaß fehlt.
Wir sehen nicht die Dringlichkeit der Deadline, was ebenfalls Konzentration und Motivation kosten kann.
Bei allen fünf Punkten lässt sich am Mindset arbeiten. Wenn du wissen möchtest, wie du daran arbeitest und mit welchen Tricks du deine To-Dos schneller ohne Prokrastination erledigst und der Deadline entspannt entgegen sehen kannst, höre in unsere Podcastfolge zu „So lernst du deinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren“ rein! Du findest sie auf unserer Seite oder bei allen gängigen Audio-Plattformen.