Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip
Auch in dieser Folge von Media Minds sprechen wir über besseres Zeitmanagement am Arbeitsplatz. Dieses Mal empfiehlt euch Coach Fabian das Eisenhower-Prinzip. Hier stellen wir euch die Methode vor.
Eine Aufgabe kommt selten allein. Stattdessen füllen sich Terminkalender und To-do-Listen oft wie von alleine und am Ende des Tages fehlt der Überblick: Was muss ich dringend noch erledigen? Was hat auch Zeit bis morgen? Im White-Lab-Podcast Media Minds hält Mental-Health-Coach Fabian Krüger fest: Priorisieren ist wichtig, denn Aufgaben sollten nacheinander und nicht parallel abgearbeitet werden. Mehr dazu hörst du in der vierten Folge von Media Minds: So lernst du deinen Arbeitsalltag besser zu strukturieren - Teil 2. Wie aber nun die wichtigen von den weniger wichtigen bis sogar unnötigen Aufgaben unterscheiden? Fabian empfiehlt Podcast-Host Anja Kollruß das Eisenhower-Prinzip (auch Eisenhower-Methode, Eisenhower-Matrix).
So funktioniert das Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip ist ein Zeitmanagement-Tool, das hilft, tägliche Aufgaben besser einzuteilen, um so die begrenzte Zeit (eines Arbeitstages) bestmöglich zu nutzen. Dafür werden die To-dos anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien eingeordnet. Ziel ist es, die wichtigsten Aufgaben zu erst zu erledigen, während die unwichtigen Dinge aussortiert werden. Damit dies gelingt, nutzen Anwender:innen der Methode eine Matrix oder auch Entscheidungstafel.
Die Matrix besteht aus vier Quadranten. Die horizontale Achse wird mit "Dringlichkeit" betitelt, die vertikale Achse mit "Wichtigkeit". Bildlich kann man sich das also wie ein Koordinatensystem vorstellen. In der Ecke links unten ist die Null - also alles, was „nicht wichtig“ und „nicht dringend“ ist.
Von hier aus geht ein Pfeil nach oben, die Wichtigkeit, und eine Pfeil nach rechts, die Dringlichkeit. Im Quadrat wäre die Ecke links oben nun also „sehr wichtig“ und die Ecke rechts unten „sehr dringend“.
Die beiden Pfeile spannen die Fläche des Quadrats oder Koordinatensystems auf. Das ist das Feld, in dem man die Aufgaben positioniert.
In der Grafik ist zu sehen, welche Aufgaben man selbst erledigen oder delegieren sollte, welche man mit einer genauen Deadline versehen und welche man nicht bearbeiten sollte. An dieser Stelle empfiehlt Mental-Health-Coach Fabian Krüger den Mut zu haben, den Rotstift bei Aufgaben nicht sparsam anzusetzen.
Wir haben alle nur 24 Stunden am Tag und die müssen wir füllen mit Zeit, die uns wichtig ist und da können wir das einfach auch entscheiden.
Das bringt die Methode
Praktisch angewendet bedeutet das im Berufsalltag:
1. Die höchste Priorität hat das Projekt, das schnell erledigt werden muss und einen hohen Wert hat.
2. Danach folgt das Projekt, das ebenfalls einen hohen Nutzen bringt, aber ein größeres Zeitlimit hat.
Beim Eisenhower-Prinzip ist Wichtigkeit bedeutsamer als Dringlichkeit. Allerdings können besonders dringende Projekte auch einem noch wichtigeren Projekt vorgezogen werden, wenn dessen Zeitlimit in weiter Ferne liegt. Welches Projekt im Einzelfall wichtiger ist, müssen die Personen für sich entscheiden.
Berühmter Namensgeber
Der 34. US-Präsident der USA, Dwight D. Eisenhower, gibt der Methode seinen Namen. Angeblich soll der Republikaner seinen Schreibtisch in vier Quadranten aufgeteilt haben, um so aktuelle Vorgänge einzuteilen. Allerdings gibt es hierfür keine Belege. Auch lässt sich nicht nachweisen, dass der US-Präsident die Methode jemals selbst angewandt hat. Vielmehr lässt sich die namentliche Verbindung wohl mit einer Rede Eisenhowers aus dem Jahr 1954 erklären. In dieser spricht er von sich als sehr produktive Person: "Ich habe zwei Arten von Problemen: die Dringenden und die Wichtigen. Die Dringenden sind nicht wichtig, und die Wichtigen sind niemals dringend."
